Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie – czym jest i czy warto z niego korzystać. Analizujemy

Zanim omówimy fakt wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji, zastanówmy się na czym dokładnie ten system polega i czy niesie zalety. Elektroniczny system obiegu dokumentów to, w skrócie rzecz ujmując, mechanizm służący obiegowi informacji w organizacji, jednak obieg ten ma miejsce, odwrotnie niż w przypadku tradycyjnej formy przy pomocy dokumentów papierowych, a za pomocą dedykowanego skryptu komputerowego.

Każdy papierowy dokument, który tworzony był w obiegu tradycyjnego typu, w takim przypadku wytwarzany jest elektronicznie, a wszyscy ludzie, jacy potencjalnie są z poruszanym w dokumencie tematem związani mają do niego ciągły dostęp. W przypadku, gdy którykolwiek z nich chce wprowadzić poprawki do wspomnianego dokumentu – wszystkie pozostałe osoby zaraz po zapisaniu zmian to widzą.

W uzależnieniu od używanego oprogramowania – widzą także historię zmian i stricte sprecyzowane dane na temat tego, kiedy i przez którego uczestnika projektu były dokonywane. Według badań, które były przeprowadzone w międzynarodowych strukturach – taka forma obiegu wiadomości i zadań może pozwolić na niesamowitą oszczędność czasu i pieniędzy. Mało tego – jest wyjątkowo skuteczna w określaniu odpowiedzialności, ze względu na wysoką sprawdzalność działań przypisanych do danego zadania jednostek.

Co jednak w sytuacji, gdy do firmy korzystającej już z komputerowego obiegu dokumentów trafi z zewnątrz dokument w papierowej formie? Co na pierwszy rzut oka skomplikowane, w żadnym wypadku nie burzy to funkcjonowania systemu. Wystarczy wspomniany dokument (zobacz: strona www) zeskanować, wprowadzić do programu komputerowego i przypisać do niego osoby odpowiedzialne oraz działania, których wymaga. Zazwyczaj także termin ich realizacji. Jest to przecież prostsza i znacznie bardziej komfortowa droga – niż działania stosowane do niedawna.