Posiadasz firmę, sporą liczbę pracowników i gigantyczny stos dokumentacji – dowiedz się, co możesz zmienić, by uprościć pracę

przez | 10 czerwca 2022
W naszym kraju posiadamy sporą liczbę średnich i dużych firm, które nieprzerwanie się rozwijają, biorą kolejnych pracowników. W tego typu firmach każdy dzień to praca sporej liczby osób, które muszą między sobą komunikować się, by praca przebiegała sprawnie i bez problemów.

telefon w biznesie
Znaczącym ułatwieniem w pracy stały się telefony komórkowe, dzięki którym istnieje szansa złapania nie jedynie podróżujących szefów, ale i wielu zatrudnionego personelu w terenie. Kolejnym przełomem był oczywiście Internet, który okazał się w dzisiejszych czasach podstawą komunikacji. Średnie i duże zakłady mają bardzo rozbudowaną strukturę, czestokroć kilka osób decyzyjnych i stos dokumentów do podpisu lub akceptacji. W powyższym temacie także trzeba było znaleźć rozwiązanie. Wreszcie opracowano elektroniczny obieg dokumentów, który okazał się idealnym wyjściem dla ogromnej liczby zakładów.

Szukasz dodatkowych informacji na prezentowany tu temat? To nie problem, po prostu wejdź dalej (http://www.securityservice.pl/pl/blog/) a zobaczysz, że to było bardzo łatwe.

Chyba nikt nie przewidział, iż tak łatwy w obsłudze program, może zaoszczędzić tak sporo czasu.

Na czym polega i w czym może pomóc elektroniczny obieg dokumentów? Na przykład – najczęściej sprawa ma się tak, iż do siedziby określonej firmy przychodzą pisma różnorakiej maści (zlecenia, faktury, oferty, rachunki, zwyczajna korespondencja). Przy średnich firmach do zgromadzenia takich dokumentów i ich rozdzielenia starczy jedna osoba, przy większych zakładach staje się do dla niej niemożliwe. Taki pracownik musi pójść z danym pismem do konkretnej osoby, uzyskać jej akceptację, następnie udać się do księgowej (przykładowo – tym dokumentem jest faktura), zostawić do zapłaty. Z kolei następnie owa FV z księgowości idzie do archiwizacji.

praca przy komputerze

Autor: Tim Regan
Źródło: http://www.flickr.com
Wszystko pochłania bardzo dużo czasu. Elektroniczny obieg dokumentów bardzo to ułatwia i zmniejsza czas do minimum. Druk jest skanowany, idzie do programu i… w tej samej chwili na komputer pogotowie komputerowe gdańsk osoby decyzyjnej. Ta akceptuje i druk wędruje dalej. Rzecz oczywista to tylko jedna z funkcji (należy wspomnieć o możliwości rejestracji i archiwizacji pism, naliczania prowizji, obiegu powiadomień, obsługi zapytań z zewnątrz itd.), ale w dzisiejszych czasach niezwykle ważna.