W jaki sposób ustrzec dokumenty zakładu przed utratą – archiwizacja w działaniu

przez | 6 września 2021
Sporo przedsiębiorstw, zarówno z sektora publicznego jak i z prywatnego posiada dzisiaj problem z zniszczeniem, czyli brakowaniem zbędnych papierów. Rozwiązaniem tej uciążliwej sytuacji jest przyjęcie do pracy archiwisty lub firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w pracach archiwizacyjnych, w tym w utylizacji.

Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty w przedsiębiorstwach państwowych mogą być niszczone tylko po otrzymaniu aprobaty z archiwum państwowego, co więcej aby ją uzyskać firma musi mieć uporządkowane archiwa, co jednak niejednokrotnie nie jest standardem. Bardzo często jest to żmudna praca wymagająca sporej dozy cierpliwości i informacji na temat dzisiejszej i przeszłej struktury przedsiębiorstwa. W firmie państwowej musi obowiązywać instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt (każdy z tych aktów zatwierdza archiwum państwowe), znaczy to, iż całość nieprzydatnej dokumentacji (powyżej 2 lat od załatwienia sprawy) powinna być umieszczona w archiwum zakładowym lub składnicy akt.

Czy wiesz, że więcej przeczytasz tu (https://rehab-terapia.pl/oferta/terapia-mlodziezy/)? To oczywiście zbliżona tematyka, więc niewątpliwie te materiały także są warte polecenia.

Jeśli te warunki są spełnione archiwista może przystąpić do wydzielania dokumentacji, którą należy zutylizować.

dokumenty

Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

Po wykonaniu tych czynności można przystąpić do przygotowania protokołu brakowania akt. Polega to na odnotowaniu] wszystkich dokumentów przeznaczonych do wybrakowania oraz uzyskaniu zgody dyrektora danej firmy na zniszczenie tych akt. Taki protokół przesyła się do odpowiedniego archiwum państwowego. Po otrzymaniu pozwolenia na wybrakowanie dokumentów trzeba nawiązać kontakt z firmą, w której nastąpi utylizacja dokumentów łódź, Katowice, Warszawa – duże miasta – to tam powinniśmy szukać odpowiednich partnerów – poznaj ofertę LRG Łódź . Przeważnie są to przedsiębiorstwa całościowo trudniące się archiwizacją, czyli posiadające odpowiednie środki do ewidencjonowania, kumulowania i brakowania dokumentów. Powierzając swoje zasoby tego rodzaju firmie koniecznym jest sprawdzenie czy posiada ona wszystkie potrzebne uprawnienia, zarówno w obrębie takich aspektów jak utylizacja dokumentów łódź, a nawet anegdotyczna Kozia Wólka powinna okazać taki certyfikat, a także w zakresie ochrony danych osobowych.

Nieodzownym jest sprawdzenie tych dokumentów przed przekazaniem swojej dokumentacji do utylizacji. Za brak takich zezwoleń grążą surowe kary.

Zaintrygował Cię nasz wpis? Jeśli tak, to czytaj również (https://libeli.pl/branze/branza-elektryczna-elektroniczna/) o podobnej dziedzinie na kolejnej stronie – znajdziesz ją w linku pod spodem.

Jeśli chodzi o firmy prywatne to do utylizacji dokumentacji nie potrzebna jest akceptacja archiwum państwowego, aczkolwiek warto stosować procedury dotyczące tego procesu nawet w małej firmie. Dzięki zastosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt można zachować porządek w dokumentacji, jak również uniknąć sytuacji, w której będzie zniszczone coś co mogłoby być potrzebne.

Warto należycie prowadzić biurokrację swojego przedsiębiorstwa, mimo, iż wiele razy wymaga to sporej dozy pokory i cierpliwości. Czas poświęcony na uporządkowanie dokumentacji wraca w dwójnasób, gdy potrzebujemy szybko odszukać jakieś istotne pismo.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*