Najistotniejsze jest wybranie pasującej sali. Na przykład, planując konferencję w Legnicy, trzeba precyzyjnie skonkretyzować posiadane wymagania, aby wybrać te lokale w Legnicy, które rzeczywiście je spełniają. Co najważniejsze, należy skupić się na ilości gości, gdyż jeżeli jest ona duża, trzeba liczyć się z tym, że nie każdy lokal będzie miał niezbędną ilość miejsca. Dodatkowo, koniecznie warto sprawdzić to, jakie zaplecze multimedialne sala posiada. Powinno być ono bardzo nowoczesne, gdyż przejdź do strony w takim przypadku zaprezentowanie odpowiednich materiałów będzie o wiele łatwiejsze.
Dobrze również jeżeli sala zapewnia wsparcie techniczne, jakie może okazać się wyjątkowo pomocne w sytuacji, kiedy sprzęt zawiedzie albo uczestnicy konferencji nie umieją go osobiście obsłużyć. Na szczęście, expo xxi warszawa (www.mojekonferencje.pl/warszawa/expo-xxi-warszawa) w Legnicy można aktualnie zorganizować dość szybko, gdyż liczba nowoczesnych sal konferencyjnych cały czas rośnie. Poza tym, Legnica to dość duże miasto, w związku z tym funkcjonują w nim liczne hotele, co w przypadku kilkudniowych konferencji może okazać się bardzo pomocne, ponieważ uczestnicy będą wymagali noclegów. Dzisiaj notabene coraz większym zainteresowaniem wyróżnia się organizowanie konferencji bezpośrednio w hotelach, które dysponują wygodnymi salami i koniecznym sprzętem, a jednocześnie są w stanie zaoferować obsługę cateringową oraz noclegi.
Podsumowując – w trakcie planowania konferencji na uwadze należy mieć głównie wielkość sali, gdyż powinna zostać ona przystosowana do liczby osób, które w konferencji będą brały udział. Istotne znaczenie ma też zaplecze multimedialne.